Aftale om brug af elektronisk kommunikation mellem praktiserende
læger og Frederikshavn kommune, fagcentrene Ældre, Sundhed og Handicap og Social- og Sundhedsmyndighed.

1. Aftalens parter
Aftalen indgås af Frederikshavn Kommune og Praksisudvalget, Region Nordjyl-land.
Praktiserende læger, der har patienter i Frederikshavn kommune benytter elektro-nisk kommunikation. Medarbejderne indenfor de nævnte fagcentre i kommunen benytter ligeledes elektronisk kommunikation.

2. Formål
Denne aftale regulerer brug af elektronisk kommunikation med det formål at lette samarbejdet mellem Frederikshavn kommune og praktiserende læger om patienter fra kommunen. Elektronisk kommunikation kan anvendes uafhængigt af telefonti-der, åbningstider m.m. og kan kommunikeres, når det passer ind i arbejdstilrette-læggelsen for afsender og modtager.

3. Elektronisk kommunikation - indhold og anvendelse generelt
Elektronisk kommunikation er elektroniske meddelelser efter MedCom standard, hvor kommunens personale handler på borgerens vegne.

En meddelelse skal være entydig, kort, relevant og borgerrelateret. En meddelelse kan kun indeholde et emne pr. meddelelse og kan kun dreje sig om én borger pr. meddelelse.

Elektronisk kommunikation kan anvendes ved kommunikation mellem den alment praktiserende læge, der har patienter i Frederikshavn Kommune og kommunens personale (hjemmesygeplejen/plejeboliger m.v.) samt øvrigt relevant personale i de nævnte fagcentre.

Elektronisk kommunikation omfatter enkle, konkrete forespørgsler af ikke-hastende karakter, som ikke kræver supplerende spørgsmål. Elektronisk kommunikation omfatter også elektronisk meddelelse til hjemmeplejen/plejeboliger med svar på laboratorieprøver eller undersøgelser samt eventuel behandlingsplan. Endvidere omfattes situationer, hvor kommunens personale sender elektronisk meddelelse med observationer vedrørende borgeren, og lægen svarer med behandlingsplan.

Elektronisk kommunikation kan ikke benyttes i akutte eller livstruende situatio-ner, hvor henvendelse altid skal ske telefonisk.

Meddelelserne anvendes hos alle samarbejdspartner af fagligt kompetent persona-le, der er underlagt gældende regler om indhentelse af samtykke og tavshedspligt.

Den elektroniske kommunikation skal overholde gældende MedCom-standarder.

4. KORRESPONDANCEMEDDELELSER
MedCom standarden ”Korrespondancebrev” anvendes.

4.1 Korrespondancemeddelelser fra lægepraksis
Korrespondancemeddelelserne sendes fra lægepraksis til Frederikshavn Kommu-ne, lokationsnummer 5790000122547.

Fra praktiserende læger kan korrespondancen anvendes på følgende områder:
 Prøvesvar
 Forespørgsler vedrørende indstilling til hjælpemidler, plejebolig/aflastnings- eller genoptræningspladser
 Henvendelse vedr. opstart af ikke akut sygepleje
 Henvendelse vedr. mere hjælp/revisitering

Kommunen skal fordele korrespondancemeddelelserne til de rette modtagere i fagcentrene. Derfor skal der være en tydelig emneangivelse.

Emne-feltet i korrespondancemeddelelser fra lægepraksis
For at lette den interne fordeling af korrespondancemeddelelserne skriver lægerne i emnefeltet hvad henvendelsen drejer sig om, - som minimum:
• Sygepleje (incl. kontinenshjælpemidler)
• Visitation

Fritekst-feltet i korrespondancemeddelelser fra lægepraksis
Da korrespondancemeddelelsen altid oprettes fra en elektronisk lægejour-nal, er borgers navn og cpr.nr. automatisk registreret på korrespondancen.

I fritekstfeltet skrives altid:
• Beskrivelse af årsag til henvendelsen
• Eventuel diagnose/symptomer
• Afsender information (Navn og stilling)

Brug af besvar-funktion i lægepraksissystem
Lægerne anmodes – idet omfang lægesystemet muliggør det - om at bruge besvar-funktionen til besvarelse af en korrespondancemeddelelse sendt fra Frederikshavn Kommune. Således bevares teksten i emne- og fritekstfeltet som afsenderen i Frederikshavn Kommune har anført.  Herved minimeres ri-siko for fejl (patientsikkerhed) og kommunens interne fordeling af korrespon-dancemeddelelserne lettes.

Er korrespondancemeddelelsen et svar på et tidligere fremsendt spørgsmål er det vigtigt, af hensyn til patientsikkerheden, at spørgsmålet er indeholdt i besvarelsen, således det tydeligt fremgår hvad der svares på.

4.2 Korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune
Korrespondancemeddelelserne sendes fra Frederikshavn Kommunes loka-tionsnummer 5790000122547 til lægepraksis.

Fra Frederikshavn kommune kan korrespondancen anvendes på følgende områder:
 Evaluering af igangværende behandling
 Forespørgsler til lægen

Emne-feltet i korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune
I emnefeltet skriver Kommunens personale hvad henvendelsen drejer sig om. F.eks. Svar på prøver, medicin m.v.
For at lette sorteringen af indkomne korrespondancer i lægehuse med flere læger, anføres navnet på borgerens læge også i emnefeltet.

Fritekst-feltet i korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune
Da korrespondancemeddelelsen altid oprettes fra en elektronisk omsorgs-journal, er borgers navn og cpr.nr. samt afsenderinformation (Navn, stilling, tlf.nr. og træffetid) automatisk registeret på korrespondancen.

Fritekstfeltet udfyldes på baggrund af  ISBAR-tjeklisten, dvs:
 Beskrivelse af årsag til henvendelsen
 Borgeres situation (evt. diagnose/symptomer)
 Analyse (vurdering af problemet)
 Bed om råd om den videre pleje/behandling

5. HENVISNINGER
MedCom standarden ”Sygehushenvisning” anvendes fra lægepraksis til Frederiks-havn Kommunes lokationsnummer 5790000122547.

5.1 Elektroniske Henvisninger fra lægepraksis til Frederikshavn Kommune
Elektronisk henvisning kan anvendes til henvisning til lægevisiterede kommunale tilbud om kronikerrehabilitering (KOL, Hjerte-kar, Diabetes 2) samt henvisning til genoptræning efter SEL §86

For at lette kommunens interne fordeling af henvisningerne, skriver lægerne i diag-nosefeltet hvad henvisningen drejer sig om, som minimum:
 Diabetes – Rehab
 KOL – Rehab
 Hjerte – Rehab
 Genoptræning

Hvis der sendes korrespondancer vedrørende borgere i igangværende for-løb i Sundhedscentre, skriver lægen om det drejer sig om KOL, Diabetes eller Hjerte-Kar rehabilitering.

6. RECEPTFORNYELSER (ordinationsfornyelse)
MedCom standarden ”System-receptfornyelse” benyttes ved bestilling af fast/varig medicin. Standarden sørger for at bestillingen fra Frederikshavn Kommunes om-sorgssystem indeholder de nødvendige oplysninger og at disse oplysninger tilgår lægesystemerne på en sådan måde, at de umiddelbart kan genbruges ved bestil-ling hos apotek.
Det er kun muligt at skrive tekstbesked vedrørende fx udleveringssted eller leve-ringsadresse. Der kan kun bestilles medicin som findes i Lægemiddelstyrelsens medicinfortegnelse.
Hvis der er behov for akut medicin, kontakter Frederikshavn Kommune lægepraksis telefonisk.

7. Aftaler om tidsfrister
I Frederikshavn Kommune læses indkommet elektronisk kommunikation som ho-vedregel løbende på hverdage indenfor almindelig åbningstid og videreformidles til dem, der skal handle på dem.
Svartiden for alle parter kan sædvanligvis være maksimalt 3 hverdage, men det tilstræbes, at der handles hurtigere.

8. Teknisk systemnedbrud / systemvedligehold
Ved teknisk nedbrud eller i forbindelse med systemvedligehold af varighed på mere end en arbejdsdag informeres parterne via mail eller telefonisk.
Frederikshavn Kommune, Vitae@frederikshavn.dk eller tlf. 9845 5302
Ved længerevarende teknisk nedbrud eller vedligehold aftales overgang til tidligere praksis parterne imellem.

9. Afregning
Afregning af korrespondancemeddelelser sker i henhold til gældende overenskomst.

10. Kvalitetssikring af samarbejdet om elektronisk kommunikation
Ændringer til aftalen om den elektroniske kommunikation bringes op med repræ-sentanter fra Frederikshavn kommune og praktiserende læger i Lægeligt kontakt-udvalg.

11. Udviklingsområder
Parterne er enige om:
• at elektronisk kommunikation i første omgang anvendes til korrespon-dancemeddelelser, receptfornyelse og henvisning til de kommunale til-bud om kronikerrehabilitering samt genoptræning efter serviceloven
• at parterne samarbejder om at tage MedCom’s dynamiske LÆ-blanket i anvendelse snarest
• at det tilstræbes at tage MedCom standarder i brug efterhånden som de udvikles

12. Ikrafttræden
Aftalen træder i kraft den 21. november 2011. Aftalen bortfalder, såfremt der i en ny landsoverenskomst aftales en løsning, der dækker aftalens område. Aftalen tilrettes efter den til enhver tid gældende overenskomst.