Whistleblowerpolitik

Ordningen kan anvendes af:

1. alle ansatte ved Frederikshavn Kommune
2. Frederikshavn Kommunes samarbejdspartnere og leverandører, dog kun om forhold vedrørende Frederikshavn Kommune

For at opnå beskyttelse som whistleblower (som beskrevet under afsnit 6 og 7) forudsættes det, at man er i god tro i forhold til:

• at oplysningerne er rigtige og
• at de oplysninger, der indberettes om, falder indenfor ordningen, jf. afsnit 3

Særligt om byrådsmedlemmer

Frederikshavn Kommune er forpligtet til, at stille en whistleblowerordning til rådighed for Frederikshavn Kommunes ansatte. Ordningen kan stilles til rådighed for en nærmere afgrænset persongrupper, jævnfør lov om beskyttelse af whistleblowere § 3, nr. 7. Byrådsmedlemmer er ikke en del af denne liste, og kan derved ikke opnå samme beskyttelse som loven tilbyder andre.

Det er dog et ønske, at Frederikshavn Kommunes byråd kan foretage indberetninger via whistleblowerordningen, selvom de ikke opnår beskyttelse efter lov om beskyttelse af whistleblowere.

Whistleblowerenheden vil behandle indberetninger fra byrådsmedlemmer på samme måde, som de øvrige indberetninger.

Whistleblowerordning behandler indberetninger om:

• overtrædelse af EU-retten, og som er omfattet af anvendelsesområdet for EU-Parlamentets og Rådets direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten
• alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Der kan alene indberettes til whistleblowerordningen om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i Frederikshavn Kommune og som har betydning for Frederikshavn Kommunes opgavevaretagelse.

Ad 1) Overtrædelse af EU-retten

Whistleblowerordningen behandler indberetninger, der vedrører oplysninger om overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivets artikel 2, stk. 1.

Det er ikke en betingelse, at der er tale om alvorlige overtrædelser.

I whistleblowerdirektivets (direktiv 2019/1937) bilag del I er oplistet de specifikke EU-retsakter, som er omfattet af anvendelsesområdet. Det gælder f.eks.:

• offentligt udbud
• beskyttelse af privatlivs fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed

ad 2) Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold

Indberetninger vedrørende alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold, som er af betydning for Frederikshavn Kommunes opgaveløsning, er f.eks.:

• Strafbare forhold: Grove overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse eller vold mv.
• Alvorlige forhold vedrørende ansættelsen: Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt.
• Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser: Grove overtrædelser af lovgivning om miljø, lovgivning om magtanvendelse, lovgivning om kommuners forhold, sundhedslovgivningen, lovgivning om bogføring og regnskabsaflæggelse, forvaltningsloven eller offentlighedsloven mv.
• Overtrædelse af forvaltningsretlige principper: undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.
• Andre alvorlige forhold: Grove overtrædelser af kommunens interne regler for bogføring og regnskabsaflæggelse, bevidst vildledning af borgerne eller samarbejdspartnere i kommunikation fra kommunen eller tilsidesættelse af reglerne for offentlige ansattes modtagelse af gaver, tjenesterejser mv.

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.:

• andre virksomheders og borgeres forhold,
• mindre alvorlige HR-forhold, herunder eksempelvis:
• oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere og
• eget ansættelsesforhold, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane
• oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. sundhedslovens § 40.

Indberetning til Frederikshavn Kommunes whistleblowerordning kan ske via skriftligt via mail: whistleblower@frederikshavn.dk

Når der sendes en mail til whistleblower@frederikshavn.dk, vil der blive sendt en automatisk kvitterings mail. Herved er kravet om at der skal sendes en bekræftelse på modtagelsen inden for 7 dage opfyldt.

Såfremt man ønsker at foretage indberetning anonymt, kan de ske ved at afleverer et fysisk brev til Frederikshavn Kommune.

Det er ikke muligt at foretage indberetninger mundtligt.

Det er også muligt at foretage indberetningen til Datatilsynets whistleblowerordning. Det er valgfrit, hvilken ordning en whistleblower anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Frederikshavn Kommune, og whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at man anvender den interne ordning hos Frederikshavn Kommune.

Ved Datatilsynets whistleblowerordning er det muligt at indberette anonymt. Dette kan ske via www.whistleblower.dk.

Vi gør desuden opmærksom på, at Frederikshavn Kommunes whistleblowerordning skal anses som et supplement til andre eksisterende whistleblowerordninger, som eksempelvis de ordninger, som eksisterer ved arbejdstilsynet og socialtilsynet samt eventuelt sektorspecifikke EU-ordninger.

Whistleblowerenheden består af, jurist i Ledelsessekretariatet og leder i Ledelsessekretariatet. De er i denne funktion uafhængig af kommunens forvaltning.

Indberetninger modtaget i postkassen tilknyttet ordningen, kan kun tilgås af jurist, og leder i Ledelsessekretariatet.

Whistleblowerordningen skal sikre fortrolighed om identiteten på de personer der nævnes i en indberetning, herunder whistlebloweren, den eller de berørte personer og enhver tredjemand. Dette vil ske, ved at alene de personer der har adgang til postkassen vil have kendskab til disse oplysninger. Enhver videre behandling af en indberetning vil ske i anonymiseret form.

Whistleblowerenheden vil løbende holde møder, hvor indkommende indberetninger vurderes og der følges op på igangværende sager. Disse møder vil ske efter behov og minimum hvert kvartal.

Inhabilitet

Såfremt én af medarbejderne fra Ledelsessekretariatet er inhabile, vil denne person udtræde af gruppen.

Såfremt begge er inhabile vil Frederikshavn Kommunes databeskyttelsesrådgiver indtræde i Whistleblowerenheden.

Indledende vurderinger

For hver indberetning foretages en indledende vurdering.

Vurderingen sker for at klarlægge om indberetningen falder under whistleblowerordningens formål, om der er handlet i strid med gældende ret eller på anden måde foretaget grove fejl eller forsømmelser, eller væsentlige og gentagende fejl og forsømmelser, samt mulighederne for at oplyse sagen tilstrækkeligt.

Såfremt indberetningen falder uden for whistleblowerordningens formål, ikke vurderes at være alvorlige, eller det vurderes at det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt, vil der blive givet besked til whistlebloweren om at sagen ikke behandles.

Hvis en indberetning falder uden for ordningens anvendelsesområde, er whistleblowerenheden, som udgangspunkt, ikke forpligtet til at videregive indberetninger til anden myndighed. Afsenderen af indberetningen vil dog modtage vejledning om, hvortil henvendelsen eventuelt kan rettes.

Falder indberetningen uden for ordningens materielle anvendelsesområde, kan vejledningen eksempelvis bestå i, at whistlebloweren opfordres til at rette henvendelse til nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentant, AMR, personale/HR-afdeling eller andet.

Falder indberetningen uden for personkredsen, som kan anvende ordningen, kan vejledningen eksempelvis bestå i, at henvise vedkommende til hovedpostkassen.

I øvrigt iagttages den almindelige vejledningspligt.

Undersøgelse og opfølgning

Såfremt indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, iværksættes en undersøgelse af indberetningen med henblik på at be- eller afkræfte rigtigheden af oplysningerne. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der følges op på indberetningen.

Som udgangspunkt vil opfølgning af indberetninger ske, ved at den relevante afdeling på whistleblowerenhedens forlangende og med respekt for den særlige tavshedspligt udarbejder en redegørelse, som afrapporteres til whistleblowerenheden.

Ved nærmere undersøgelse af en indberetning vil der kunne ske inddragelse af relevante interne personer samt i relevant omfang under inddragelse af eksterne myndigheder eller offentlige tilsynsorganer.

Whistleblowerenhedens kompetencer

Whistleblowerenheden har alene til opgave at undersøge og afdække de forhold, der indberettes om.

På baggrund af redegørelser indkommende fra relevante centre/afdelinger, vil whistleblowerenheden lave en afrapportering til ledelsen, som herefter vil træffe beslutning om eventuelle reaktioner som følge af indberetningen. På baggrund af indberetningens indhold og undersøgelsens resultat, vil det være en konkret vurdering, om whistleblowerenhedens afrapporteringen sker til borgmester, direktion eller chefgruppe.

Whistleblowerordningen begrænser ikke kommunalbestyrelsens, direktionens eller den kommunale chefgruppes muligheder for, uden om whistleblowerenheden, at iværksætte eller fortsætte undersøgelser af kommunens forhold, i det omgang den måtte finde det relevant.

Reaktionsmuligheder

Hvis undersøgelsen viser kritisable forhold, er der forskellige reaktionsmuligheder inden for de retlige rammer, der i øvrigt finder anvendelse:

• Hvis der er tale om formodet overtrædelse af straffelovgivningen, kan der ske politianmeldelse
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat i Frederikshavn Kommune, kan det medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder disciplinære sanktioner (eks. advarsel eller afskedigelse)
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren (eks. kontraktophævelse)

Orientering af whistleblower

Whistleblowerenheden orienterer whistlebloweren om sagens forløb senest 3 måneder efter indberetningen er modtaget. Det kan være orientering om hvilke tiltag der er, eller vil blive iværksat, eller om sagen fortsat undersøges. Orientering kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, hvormed man som whistleblower ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

Journalisering og opbevaring af oplysninger

Opbevaring af indberetning og identitet på whistlebloweren:

Indberetninger til whistleblowerordningen vil blive gemt på samarbejdsportalen i en lukket sag.

Oplysninger om whistleblowerens identitet vil kun blive gemt, såfremt det vurderes nødvendigt for det videre sagsforløb.

Kun personer der varetager whistleblowerfunktionen vil have adgang til denne sag.

Indberetninger opbevares kun så længe det vurderes nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af loven.

Såfremt en indberetningen giver anledning til undersøgelse, vil en sådan sag blive behandlet efter de almindelige behandlingsregler i kommunen.

Opbevaring af oplysninger om ansatte:

Hvis der på baggrund af oplysninger indgivet til whistleblowerordningen gennemføres en disciplinær sanktion over for en ansat, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om en ansat, vil oplysninger blive opbevaret i den pågældendes personalemappe

Offentlighedsordning

På Frederikshavn Kommunes hjemmeside, vil der en gang årligt, blive offentliggjort en orientering om antallet af indberetninger, hvor mange der er afvist og hvor mange der har medført yderligere undersøgelser. Indberetningen vil være statistisk og vil ikke indeholde uddybende oplysninger om indberetningerne, men kan eventuelt være opdelt i kategorier/temaer.

Medarbejdere, som er udpeget til at håndtere indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt omkring alle indberetninger.

Oplysninger om whistleblowerens identitet vil ikke blive videregivet til andre end de medarbejdere, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke. 

Oplysningerne kan dog videregives, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Whistlebloweren vil da som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Oplysninger om indberetningens indhold kan videregives til andre (f.eks. internt i Frederikshavn Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere whistlebloweren. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Indberetninger, der er omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde, er ikke omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven. Der kan heller ikke gives aktindsigt via reglerne om meroffentlighed. 

Med undtagelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, har byrådsmedlemmer ret til sagsindsigt i indberetningerne efter kommunestyrelsesloven § 9. De vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at de er underlagt en særlig tavshedspligt.

Whistlebloweren, dennes familie, partsrepræsentant mv. er beskyttet mod repressalier af enhver art som følge af indberetningen.

Personer omfattet af ordningen, jævnfør afsnit 2, kan orientere whistleblowerordningen, hvis det har haft negative ansættelsesretlige konsekvenser eller andre repressalier, at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Har personer omfattet af ordningen oplevet uberettigede ansættelsesretlige sanktioner eller andre repressalier som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, hvormed man som whistleblower ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat sin tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger og ifalder ikke nogen form for ansvar forudsat, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner eller bødestraf.

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og den ansatte udtaler sig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker dermed ikke ansattes ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan en whistleblower dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower.

Dette gælder, hvis:

1. Whistlebloweren allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag indenfor henholdsvis 3 og 6 måneder eller
2. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser eller
3. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

De personer, som oplysningerne handler om, vil ikke nødvendigvis opnå kendskab til indholdet af indberetningen, eller at der behandles oplysninger om dem. Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses.

Personerne vil aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil.

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at fortage undersøgelser eller afgive oplysninger, er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.