Ejerstrategi for kommunale selvstyrehavne i Frederikshavn Kommune

Det er et sigtepunkt for kommunalbestyrelsen, at udøvelsen af ejerskabet er baseret på overordnede principper, der ikke er i strid med havnens interesser:

• Troværdighed og legitimitet
• Respekt for bestyrelsens kompetencer og pligt til at varetage havnens interesser.
• Aktivt ejerskab
• Åbenhed og gennemsigtighed
• Offentliggørelse af hændelser af væsentlig betydning, f.eks. større udvidelser eller indskrænkninger, køb eller salg af større anlægsaktiver, større samarbejdskontrakter og større retssager.
• Retningslinjer for kommunikation mellem selskab og kommune
• Forholdet mellem havnene og kommunen skal være baseret på dialog, åbenhed og tillid.
• Byrådet forventer, at havnene – inden for lovgivningens rammer – arbejder aktivt for at understøtte kommunes generelle strategier og politikker for kommunens udvikling.

Det er væsentligt, at kommunen forholder sig aktivt til god ”selskabsledelse”, og der udarbejdes en ejerstrategi for, hvilke principper og procedurer der skal følges i forhold til kommunens aktive ejerskab.

Frederikshavn Kommune har 2 erhvervshavne, der er organiseret som Kommunale Selvstyrehavne – Frederikshavn og Skagen Havne. Det er afgørende, at der tages et aktivt ejerskab af de kommunale selvstyrehavne, da ansvaret i sidste ende altid er placeret i byrådet. Det er byrådet, der delegerer opgaver mv. til de udpegede havnebestyrelser, men ansvaret forbliver desuagtet entydigt hos byrådet. Det er af afgørende betydning og forståelse, at kommunalt ejede havne er underlagt havneloven og de kommunale love, regler og bestemmelser. Herunder kravene om de kommunalretlige principper om økonomisk forsvarlig forvaltning, åbenhed og gennemsigtighed.

Havneloven beskriver hvilke forhold/opgaver, der ”skal” tillægges den daglige havnebestyrelse i en Kommunal Selvstyrehavn. Byrådet kan derudover beslutte, om der skal delegeres yderligere opgaver inden for havnelovens områder og funktioner til de daglige havnebestyrelser, og hvilke forhold, der skal behandles i kommunen.

Det er helt grundlæggende byrådet, der sætter rammerne for selvstyrehavnen og havnebestyrelsen og fastlægger omfanget af havnens selvstyre. Kommunen skal dog som myndighed iagttage havnelovens mindstebestemmelser.

Udgangspunktet for kommunal drift og virke er, at det skal være hjemlet specifikt i lovgivningen, hvis det skal være tilladt/muligt.

Havnelovens §9 fastlægger, hvilke ”skal” forhold, der er gældende for de daglige havnebestyrelser, men de kommunale lovgivninger er derudover altid gældende og skal følges/efterleves.

• Stk. 3. Kommunalbestyrelsen skal efter havnebestyrelsens indstilling godkende bestyrelsesvedtægt og regnskaber samt beslutninger om optagelse af lån og om ansættelse og afskedigelse af havnechef.
• Stk. 4. Kommunalbestyrelsen og havnebestyrelsen skal ved udøvelse af deres kompetence varetage havnens interesser. Havnebestyrelsen er over for kommunalbestyrelsen ansvarlig for havnens drift og vedligeholdelse.
  
  
• Stk. 12. Havnen drives således, at dens indtægter mindst dækker udgifterne. Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede økonomiske rammer for havnens drift, og havnebestyrelsen disponerer selvstændigt inden for de fastsatte rammer over anlægs- og driftsmidler.
  
  
• Stk. 13. Havnens daglige administration skal holdes adskilt fra kommunens.
  
  
• Stk. 14. Havnens midler skal være regnskabsmæssigt adskilt fra kommunens, jf. dog stk. 16, 2. pkt. Havnen skal udarbejde resultatopgørelse og balance efter reglerne i årsregnskabsloven. Regnskabsaflæggelse i øvrigt skal foregå efter principperne i årsregnskabsloven. Revision af havnens regnskaber foretages af en af kommunalbestyrelsen valgt revisor.
  
  
• Stk. 15. Transportministeren fastsætter regler om vederlag og udgiftsgodtgørelse til havnebestyrelsens formand og øvrige medlemmer samt disses stedfortrædere. Udgifterne hertil afholdes af havnekassen.

Det er således en grundlæggende forudsætning, at en selvstyrehavn inden for definerede rammer er tildelt passende frihedsgrader (fra kommunen) til at kunne fungere på et forretningsmæssigt grundlag, jf. havnelovens § 9, stk. 12 (se også umiddelbart nedenfor).

Der stilles derudover kommunale regler og vilkår op for lån og økonomi, som havnene er underlagt.

Lånebekendtgørelsen fastsætter vilkår for låneoptag i kommuner, kommunale selskaber og kommunale selvstyrehavne:

• Den automatiske låneadgang til anlægsudgifter.
  
  
• Kassekreditreglen (Maksimering af kassekreditten for selskaber til 125 kr. gange kommunens indbyggertal. Vedrører driftskredit. Der kan optages anlægskreditter som ved anlæggets afslutning konverteres til varige lån. Optagelse af anlægskreditter og efterfølgende lån skal forinden godkendes af kommunen - også inden anlægsarbejdet igangsættes.
  
  
• Lån skal være behandlet og besluttet inden udgangen af 1. kvartal efter afholdelse af udgiften og optaget inden udgangen af april. Hævning på anlægskreditter vedrørende godkendte anlægsudgifter skal ske i regnskabsåret eller senest med udgangen af april i det efterfølgende år.
  
  
• I det omfang lånebekendtgørelsen ikke følges, kan dispositioner i en havn således få konsekvenser hos en kommune og eksempelvis nødvendiggøre deponering.
  
  
• Der kan søges låneadgang til anlægsprojekter, der løber over flere år. Dertil kan der optages en anlægskredit som skal konverteres til et lån efter anlægsprojektets afsluttes.

Havnelovens §9, stk. 12 fastlægger at ”Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede økonomiske rammer for havnens drift, og havnebestyrelsen disponerer selvstændigt inden for de fastsatte rammer over anlægs- og driftsmidler”.

Kommunalt ejerskab af en erhvervshavn skal tages alvorligt.

Opfølgningen og sikkerheden for den daglige drift på erhvervshavnene skal være betryggende og gennemsigtige, hvilket også er byrådets forventning til havnebestyrelsen.

Byrådet/kommunen skal oplyses og have fuld indsigt i de investeringer, der er tale om. Byrådet/kommunen skal involveres, før igangsættelse af nye tiltag/investeringer i havnene.

Rammerne der gives fra byrådet til de daglige havnebestyrelser vil alene følge minimums ”Skal” bestemmelserne i havneloven. Ejerstrategien fastsætter, hvilke rammer og vilkår der skal administreres efter. Ejerstrategien er kommunens plan for, hvordan kommunen vil udøve sit aktive ejerskab, og at ejerstrategiens principper skal implementeres i bestyrelsesvedtægten. Rammerne for den daglige drift og styring, fra kommunens side over for havnene, jf. havnelovens §9, stk. 12, sker ved de årlige møder med økonomiudvalget og byrådet, to årlige møder med borgmester og kommunaldirektør samt de kvartalsmæssige opfølgninger med kommunens administration omkring økonomien.

Tvivls og forståelses- og fortolkningsmæssige spørgsmål afgøres af byrådet på baggrund af en beskrivelse af faktum og sagsforløb med behørig dokumentation bilagt.

Udgangspunktet for kommunal drift og virke er, at det skal være hjemlet i lovgivning, hvis det skal være tilladt.

Byrådsmedlemmer, der er udpeget til bestyrelser af byrådet, vil som udgangspunkt ikke være inhabile, men der er altid tale om en konkret vurdering.

Tavshedspligt og fortrolighed - bestemmelserne i de kommunale lovgivninger har afsæt på videregivelse af personfølsomme og forretningsmæssige oplysninger til 3. mand. Indsigt og åbenhed skal være så vid, som det er muligt uden at tilsidesætte havnenes eller kommunens interesser. Der skal være en særlig opmærksomhed på de konkurrencemæssige forhold mellem de 2 havne, for de af byrådet udpegede havnebestyrelsesmedlemmer. Alt skal som udgangspunkt deles med kommunen, medmindre der er konkrete forhold, som nødvendiggør, at oplysningerne holdes fortrolige.

Indsigt i og udlevering af budgetter, regnskaber, forventninger, strategier, udviklingsplaner, er ikke begrænset i lovgivningen og skal ske efter behov og ønske fra byrådet og den kommunale administration fremsendes skriftligt. En selvstyrehavn er omfattet af de samme regler om aktindsigt som en kommune – det gælder også f.eks. om aktindsigt i personaleforhold herunder lønninger.

• Der skal være årlige effektiviseringskrav.
  
  
• Køb/salg af bygninger/jord/infrastruktur, skal behandles og godkendes af kommunen forud for og endeligt.
  
  
• Deltagelse i andre bestyrelser og selskaber for den daglige ledelse på havnen skal godkendes af byrådet.
  
  
• Den økonomiske strategi og udvikling for havnen skal godkendes af byrådet efter indstilling fra den daglige havnebestyrelse.
  
  
• Udvikling og udvidelsesprojekter skal godkendes i byrådet inden iværksættelse og inden afholdelse af økonomi/midler.
  
  
• Omlægning af lån/SWAP mv. skal behandles i byrådet – jf. havnelovens §9, stk. 3.
  
  
• Havnene skal følge de personalemæssige retningslinjer, der gælder for kommunen, herunder åbenhed om løn og ansættelsesmæssige forhold for bestyrelsen og ledelsen.
  
  
• Kommunens administration har på vegne af byrådet fuldt ud adgang til økonomien på havnen og skal efter anmodning modtage ønsket materiale. Årshjul for havnens og kommunens fælles økonomiopfølgning af havnens økonomi, herunder budget og budgetforudsætninger, budgetopfølgning, forventet regnskab, opfølgning på anlægsprojekter og deres finansiering, nye projekter som er på vej, sikkerhed for at nye projekter er godkendt hos ejer inden de igangsættes, og sikkerhed for at eventuel lånefinansiering er godkendt hos kommunen inden projekterne sættes i gang.
  
  
• Budgettet for det kommende år skal være fremsendt til kommunen inden udgangen af oktober måned året forud.

God, konstruktivt og positivt samarbejde mellem havnenes ledelser og ejere er grundlaget for et aktivt ejerskab og god ”selskabsledelse” - hvorfor det forudsættes, at Frederikshavn Kommune og havnene sikrer dette.

Derfor er både kommunen og havnene gensidigt forpligtede til løbende at informere hinanden om forhold, der må antages at have interesse for den anden part - begge parter tilstræber at informere hinanden så tidligt som muligt, så overraskelser undgås. Derfor er det nødvendigt, at havnenes egne bestemmelser ikke hindrer dette.

Frederikshavn Kommune fastlægger tidspunkterne for, hvilke oplysninger der som minimum skal udveksles - herunder frister for kommunikation vedrørende selskabernes strategier, årsrapporter inklusiv revisionens bemærkninger til årsrapporten, takster og eventuelle oplysninger til kommunens årsregnskab.

Møderne mellem Borgmesteren/Kommunaldirektøren og havnene (formændene og direktøren), skal medvirke til at fremme den positive dialog. Havnene skal orientere Økonomiudvalget og Byrådet om status og udviklingsplaner én gang årligt samt den økonomiske situation og forventning for havnen. Her skal den daglige bestyrelsesformand og næstformand være til stede.

Et bestyrelsesmedlem skal kunne varetage havnens interesse samt være sparringspartner for direktionen - ligesom den daglige havnebestyrelse har et ansvar for havnens ledelse. Derfor er det vigtigt, at de daglige havnebestyrelsesmedlemmer sammenlagt har relevant viden og professionel erfaring i forhold til alle havnens behov.

Der skal være opmærksomhed på, at den daglige ledelse har en særlig loyalitetsforpligtelse i forhold til både Frederikshavn Kommune og havnen. Udpegede byrådsmedlemmer skal som udgangspunkt varetage havnens interesse. I Kommunale Selvstyrehavne vil kommunens og havnens interesser normalt være sammenfaldende. Såfremt det ikke er tilfældet skal havnens interesse varetages inden for lovgivningens rammer.

Havnens daglige ledelse varetages af en direktør.

Den daglige havnebestyrelse skal løbende føre tilsyn med, at den ansatte direktion ikke gennem deltagelse i øvrigt bestyrelsesarbejde og lignende kommer i interessekonflikt i forhold til havnens almindelige drift. Den daglige havnebestyrelses og direktions varetagelse af sådanne hverv skal fremgå af materialet, der forelægges årligt for Økonomiudvalget og Byrådet.

Byrådet forventer, at havnebestyrelsen så vidt muligt sikrer, at havnens strategier og aktiviteter understøtter de strategier, som kommunen har vedtaget, herunder strategier, politikker og planer for lokalområdets udvikling.

Havnene skal vægte forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anlæg højt samtidig med, at de økonomiske værdier skal bevares og udbygges, og havnens brugere sikres konkurrencedygtige priser. For at sikre sidstnævnte forudsættes det, at havnene løbende har fokus på effektiviseringer. Der skal arbejdes med og sikres årlige effektiviseringer – hvilket forelægges på de årlige møder med Økonomiudvalget og Byrådet.

Havnene skal mindst hvert fjerde år udarbejde en overordnet strategi, der respekterer Frederikshavn Kommunes gældende ejerstrategi. Havnene orienterer/involverer Frederikshavn Kommune i deres strategi, både økonomisk og indsatsmæssigt.

Havnenes samarbejde med Frederikshavn Kommune og kommunens øvrige selskaber, erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner skal prioriteres højt.

Samarbejdet mellem havnene skal løbende styrkes, og de skal i fællesskab vurdere, på hvilke områder man med fordel kan løse opgaver sammen.

Havnene skal løbende styrke samarbejdet med øvrige virksomheder, myndigheder, rådgivere og entreprenører i regionen. Der bør især være fokus på, hvorvidt der med fordel kan etableres lokale eller regionale samarbejder og løsninger, idet hensynet til havnenes konkurrencedygtighed samtidig varetages.

Havnene skal have fokus på stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling, systemeksport samt evt. strategiske overtagelser og fusioner.

Havnene kan indgå i overvejelser af overtagelse eller sammenlægges med andre, hvis formålet falder inden for havnens interesser, men det kræver forudgående og efterfølgende godkendelse af byrådet.

Havnene skal bidrage til, at miljøet, herunder især vandmiljøet generelt får det bedre, blandt andet gennem en bæredygtig udvikling, hvor nuværende generationers behov opfyldes uden at bringe fremtidige generationers mulighed for at opfylde deres behov i fare. Havnene skal aktivt og målrettet arbejde for at være attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne trives og sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø og efteruddannelse.