Udarbejdelsen af det kommende års budgetoplæg er af markant vigtighed for organisationen og spiller derfor også en central rolle i MED-udvalgene.
Udgangspunkt for inddragelse af MED-udvalgene
I forbindelse med MED-udvalgenes inddragelse i budgetudarbejdelsen er det vigtigt for det enkelte MED-medlem at adskille rollen som valgt repræsentant til MED-udvalget for centeret eller hele kommunen (HovedMED) fra rollen som leder eller medarbejdervalgt (f.eks. FTR/TR/AMR) for en specifik gruppe. I MED-udvalgene fokuserer vi på budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold i hele MED-udvalgets område, som en given investering, omlægning af budget eller besparelse har betydning for.
Ved siden af dette findes den interessevaretagelse, hvor den enkelte faglige organisation søger at påvirke de aktuelle budgetrelaterede sager med betydning for deres område. Dette finder sted uden for MED-systemet og fortrinsvist, når budgetoplæg er indstillet til politisk behandling i byrådet.
Grundlæggende tager principperne i dette bilag udgangspunkt i at synliggøre indflydelsesmulighederne i forbindelse med udarbejdelsen af budgetoplægget. Principperne udgøres af en række punkter, der er generelt bindende for samtlige MED-udvalg. Der vil dog også indgå og kunne indgås mere specifikke bestemmelser for de enkelte MED-udvalg. Disse specifikke bestemmelser skal i givet fald besluttes i de respektive MED-udvalg, og de må ikke være i strid med de generelle principper.
Hvorfor er dette vigtigt?
Ved at synliggøre både indhold og proces i forbindelse med udarbejdelse af budgetoplægget er det hensigten at opnå følgende fordele:
- At det bliver muligt for MED-organisationen og dens repræsentanter at forberede sig i god tid på de emner og muligheder, der skal tages højde for i det videre arbejde. Samtidig ved alle, hvornår det er vigtigt at være aktiv – man kan altså fokusere sin indsats.
- At budgetoplægget kan indeholde elementer af strategisk tænkning og ikke blot hurtige etårs løsninger på flerårige problemstillinger. Dette understøttes af budgetloven, der fastlægger rammerne for det kommunale budget i 4 år.
- At det bliver muligt at udnytte lokalt opsamlet viden både om udfordringer og løsninger.
- At det styrker den kommunale organisations evne til at omstille sig i takt med de forandringer, der hele tiden præger vores samfund og rammevilkår.
Hvad drejer arbejdet sig om?
Det er vigtigt at fastslå, at disse principper udelukkende omhandler det administrativt udarbejdede budgetoplæg. Det er primært her, MED-organisationen kan arbejde og bidrage ind i processen.
Det drejer sig således både om budgettets samlede drifts- og anlægsudgifter, finansieringskilder og muligheder, samt selve budgetåret og de tre budgetoverslagsår.
Hertil kommer de tekstdele i budgetoplægget, som har en betydning for kommende opgaver.
Når dette arbejde er færdiggjort, fremlægges oplægget fra administrativ side til politisk behandling. Herefter er man i en fase, hvor HovedMED holdes løbende ajour, og hvor HovedMED’s medarbejderrepræsentanter skal have mulighed for at drøfte konsekvenserne af de politisk fremkomne forslag.
Generelle principper
Når budgetoplægget udarbejdes, er det nødvendigt at MED-udvalget har en fælles forståelse af de forudsætninger, der lægges til grund for beslutninger og anbefalinger.
Disse forudsætninger omfatter under alle omstændigheder følgende:
- Den demografiske situation i kommunen. Dette gælder både det totale antal indbyggere og skatteydere, og sammensætningen inden for de enkelte aldersgrupper. Forudsætningen har betydning både på kort sigt i forbindelse med det kommende budgetår, og især for vurderingen af virkningen på langt sigt i budgetoverslagsårene.
- Den kommunale økonomi. Dette udgøres især af kommunens evne til at finansiere udgifter. Denne finansieringsevne opstår dels som skattegrundlaget, dels som den statslige medfinansiering og dels som de kommunale lånemuligheder.
- Den kommunale organisations evne til at opfylde ændrede og nye behov hos borgerne, og ikke mindst fjerne opgaveløsninger, der ikke mere efterspørges.
- Forandringer i lokalsamfundets vilkår og de strategiske udfordringer, der opstår i lyset heraf.
Hvad skal der komme ud af det?
Målet med dette arbejde i MED-udvalgene er, at der bliver frembragt et bæredygtigt og forståeligt budgetoplæg fra administrativ side. Processen skal betyde, at følgende kan opnås:
- At den kommunale organisations medarbejdere og ledere bliver i stand til at forstå de strategiske valg, som et budgetoplæg altid indeholder, og ikke mindst bliver i stand til at træffe disse valg og udføre dem i praksis.
- At det bliver tydeligt for den enkelte i den kommunale organisation, hvilken betydning budgetoplægget vil få også for sin personlige arbejdssituation, således at man kan forberede sig i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere.
- At den kommunale organisation får mulighed for i god tid at arbejde med kreative investeringer, der tager rettidig højde for kommunens udgiftsrammer og finansieringsmuligheder.
- At gøre det muligt at få budgettet til at spille sammen med de kræfter, der allerede findes i lokalsamfundet.
- At budgettet hænger sammen med den daglige virkelighed, der præger alle dele af den kommunale organisation.
Dette er de principper for arbejdet med budgettet, der er gældende for samtlige MED-udvalg. MED-udvalgene er herefter forpligtet til at fastlægge sit arbejde således, at man kan opfylde disse principper. Dette fremgår af bestemmelsernes specifikke del.
Specifikke bestemmelser
Processen i forbindelse med udarbejdelse af budgettet kan opdeles i følgende faser:
Fase 1: Drøftelse af konsekvenser af det sidst vedtagne budget.
Periode: Fra budgetvedtagelsen i oktober og frem.
Umiddelbart efter budgettets vedtagelse informeres HovedMED, tillidsrepræsentanter, ledergruppen m.fl.
Den Kommunale Chefgruppe holder møde med HovedMED om budgettets udmøntning. Formandskaberne i CenterMED deltager.
CenterMED drøfter konsekvenserne af det vedtagne budget med fokus på budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold.
Fase 2: Drøftelse af grundvilkår for budgetlægningen det kommende år.
Periode: Fra årsskiftet til Økonomiudvalget udmelder rammerne for næstkommende års budget.
HovedMED drøfter primo 1. kvartal muligheder og udfordringer i den kommende budgetlægningsproces med baggrund i de nøgletal, fremskrivninger og fokuspunkter, som Direktionen fremlægger.
Økonomiudvalget afholder dialogmøde om budgettet/budgetrammerne med HovedMED medio 1. kvartal umiddelbart før, at tidsplan for budgetlægninger behandles af Økonomiudvalget og de foreløbige budgetrammer udmeldes.
HovedMED skal informeres om tidsplan- og budgetprocedure for den kommende budgetproces umiddelbart efter, denne er vedtaget politisk. HovedMED skal på denne baggrund vedtage en plan for inddragelse af MED-udvalgene i den kommende budgetproces, herunder hvilke tidsfrister, MED-udvalgene har for fremsendelse af udtalelser om budgetrelateret materiale, der bør være.
Fase 3: Drøftelse af det administrativt udarbejdede budgetoplæg og drøftelse af konkrete budgetinitiativer til rammeudfyldelse som tænkes indstillet til politisk behandling.
Periode: Fra økonomiudvalget har udmeldt rammerne til direktionens administrative budgetforslag foreligger efter sommerferien. Drøftelse af det administrativt udarbejdede budgetoplæg og drøftelse af konkrete budgetinitiativer til rammeudfyldelse, som tænkes indstillet til politisk behandling.
CenterMED inddrages i de budgetoplæg, som produceres til udfyldelse af de udmeldte rammer. De enkelte Center-MED arbejder med at kvalificere centrets budgetoplæg til fagudvalgenes budgetbehandling i forhold til at se muligheder og at belyse konsekvenserne for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. HovedMED drøfter Økonomiudvalgets budget som fagudvalg.
Den Kommunale Chefgruppe afholder primo 2. kvartal møde med HovedMED om muligheder og udfordringer i budgetlægningen. Formandskaberne fra CenterMED deltager.
HovedMED orienteres om og drøfter Direktionens samlede administrative fremlagte budgetoplæg før dette drøftes i Økonomiudvalget. Her præsenteres de indarbejdede nøgletal og fremskrivninger samt de fokuspunkter og prioriteringer, som er indarbejdet. Der er ligeledes her specielt fokus på ændringer, som har betydning for konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold.
Økonomiudvalget holder møde med HovedMED om budgettet ultimo 2. kvartal. HovedMED deltager i de budgetseminarer, som Byrådet afholder ultimo juni og i august.
Fase 4: Politisk behandling og vedtagelse af budgettet.
Periode: Fra direktionens administrative budgetforslag foreligger til 1. behandlingen af budgettet.
Direktionen har nu oversendt materialet til politisk behandling. I denne fase skal HovedMED holdes løbende ajour, og HovedMED’s medarbejderrepræsentanter har mulighed for at fremkomme med bemærkninger til de politiske forslag.
Der er tale om en ren politisk proces fra 1. behandlingen til den endelige budgetvedtagelse medio oktober, hvor der ikke sker inddragelse af MED-udvalg mv.
Budgetfaser
Fase 1
Udmøntning af det vedtagne budget og behandling af det konkrete budget i MED.
Fase 2
Fælles proces, hvor det kommende års udfordringer drøftes. Her har alle MED-udvalg reel indflydelse med mulighed for at sende forslag til HovedMED
Fase 3
Budgettet behandles i MED. MED-udvalgene kan sende udtalelser til budgettet indtil Økonomiudvalgets 1. behandling.
Fase 4
Budgettet er til politisk behandling og vedtages.
Se tidslinje med flere detaljer på side 45 i pdf-udgaven af MED-aftalen